على الرغم من أن معظم الناس يدركون أهمية المرحلة الأولى للمشروع، إلا أنها غالبًا ما تحظى باهتمام قليل جدًا. وفي كثير من الحالات، لا يوجد تقييم شامل للوضع والقدرات: فلا يتم تحديد أنشطة المنظمات الأخرى مسبقًا، وغالبًا ما يتم تجاهل دور أصحاب المصلحة والشركاء المحتملين أو يتم النظر فيه فقط بعد مرحلة التخطيط.
وتثبت الممارسة أن إهمال هذه الخطوات يجعل المشروع عرضة لظروف غير متوقعة وقد يعرض الجهود المبذولة لتحقيق النجاح للخطر.
يمكن أن تساعد الأدوات التالية في توجيه مخططي المشاريع ومنفذيها من خلال هذه الخطوات:
- تحليل أصحاب المصلحة: من الذي يجب أن أشركه في تطوير مشروعي أو برنامجي؟
- Institutiogramme: كيف يتواصل أصحاب المصلحة المعنيون مع بعضهم البعض في سياق برنامج محدد؟
- تحليل شجرة المشاكل: كيف هي المشاكل/التحديات التي تسعى إلى حلها مترابطة؟
- مصفوفة التغطية: "من يفعل ماذا" (في قطاع أصحاب المصلحة بأكمله)
- المسح البيئي: ما هي العوامل الخارجية التي قد يكون لها تأثير على المشروع أو المنظمة؟
- الخيارات الإستراتيجية: ما الذي يمكن فعله استجابة للتحديات التي ترغب في معالجتها؟
- التصور: كيف نبتكر حلولاً مبتكرة؟
- الإطار المنطقي: كيف نضع خطة منهجية وشاملة لمشروعنا؟
- الافتراضات: ما الذي نفترض حدوثه عندما نقوم بتنفيذ تدخل محدد؟
- المؤشرات: كيف نعرف ما إذا كنا نسير على الطريق الصحيح للوصول إلى ما نريد أن نكون فيه في النهاية؟ المؤشرات هي عادة الأسئلة/النقاط المرجعية التي تطرحها على نفسك/تحددها لنفسك عندما تحاول الوصول إلى هدفك
- مصفوفة المشاركة: من سيفعل ماذا (في المشروع)؟ كيف نجعل أصحاب المصلحة يشعرون بالحاجة إلى التعاون والفائدة منه؟ كيف يمكننا تسهيل المشاركة والموارد اللازمة للمشاركة؟
- تقييم الاحتياجات التدريبية: من الذي يجب أن يتعلم ما الذي سيتمكن من تنفيذ هذا المشروع بنجاح؟
- تقييم المنظمة: هل تستطيع المنظمة المعنية تنفيذ هذا المشروع؟
- مخطط تدفق العملية: كيف يجب أن يعمل هذا المشروع؟
