Facilitation des « espaces ouverts » : une technique participative efficace pour l'échange de connaissances et la collaboration entre les parties prenantes

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L'ATF est un programme national quinquennal financé par Sport England, géré par la Football Foundation et mis en œuvre par des partenaires locaux. Il existe 25 programmes ATF répartis dans toute l'Angleterre, qui travaillent tous dans des zones défavorisées pour réduire les inégalités en matière de participation à l'activité physique grâce à une approche adaptée au lieu. Fondamentalement, les 25 programmes comportent tous plusieurs projets en cours avec des résultats sociaux définis localement, établis grâce à un engagement communautaire continu. Dans la mesure où les programmes ATF développent leur offre en fonction du contexte local, il n'existe pas de programme ATF « standard ». Ils partagent la vaste ambition stratégique d’augmenter l’activité physique pour améliorer les résultats en matière de santé, mais il n’y a pas deux programmes ATF identiques. Ainsi, même s’il existait une opportunité de partage d’apprentissage et de collaboration entre les sites, une approche d’échange de connaissances suffisamment flexible pour permettre aux praticiens de contribuer de manière significative en fonction de la mise en œuvre de leurs programmes spécifiques, des défis et des objectifs locaux était essentielle.

Une introduction à « l'espace ouvert »

La facilitation de l’Open Space (1) est un moyen de structurer les conversations entre les parties prenantes et de garantir que les questions et sujets les plus importants pour elles soient à l’ordre du jour. Il s'agit d'une technique de facilitation participative auto-organisée dans laquelle les participants créent le programme de la journée, permettant ainsi à ceux qui ont des expériences similaires ou sont confrontés à des défis similaires de se regrouper et, le cas échéant, de travailler en collaboration. L'animation de l'Open Space commence par un objectif clair de la journée afin d'encadrer les sujets de discussion ultérieurs. Il n'y a pas de durée définie pour un événement Open Space, bien qu'un événement soit structuré autour d'un exercice initial de « définition de l'ordre du jour » suivi de séances de discussion Open Space. Contrairement aux événements facilités conventionnels où un programme est préparé à l'avance, au début de l'Open Space, les participants identifient individuellement un sujet ou une question dont ils aimeraient discuter avec d'autres, le formulent sous forme de question, puis proposent d'« animer » une discussion sur ce sujet. sujet. Par exemple, au cours de nos séances, les questions posées comprenaient « comment puis-je améliorer mon engagement communautaire » et « comment puis-je mieux démontrer mon impact ». L'hébergement est facultatif, garantissant que ceux qui s'intéressent réellement au sujet jouent un rôle central. L'animateur invite ensuite les hôtes à partager leur question avec toute la salle et à expliquer brièvement pourquoi ils aimeraient en discuter.

Au fur et à mesure que les hôtes partagent ces informations, l'animateur remplit l'agenda de la journée (généralement sur grand écran) avec des informations sur ce qui sera hébergé, par qui et à quelle heure. Cela a pour effet de permettre aux autres personnes présentes dans la salle de sélectionner elles-mêmes la discussion à laquelle elles souhaitent participer. Il y a plusieurs hôtes au sein d'une même session, avec la possibilité de plusieurs sessions pendant l'événement. Nos événements peuvent accueillir des groupes de 25 à 100 personnes, avec plusieurs sessions au cours d'une journée. Il s'agit d'un format similaire à une conférence avec des sessions parallèles dans lesquelles les participants sélectionnent les sessions auxquelles ils souhaitent assister. Cependant, il existe une différence fondamentale une fois que la session Open Space commence : les hôtes restent sur place, mais si à un moment donné un participant se retrouve dans une discussion où il n'apprend ni ne contribue, il doit passer à une autre discussion. Les participants peuvent donc fonctionner avec un plus grand degré d’autonomie, contribuant à de multiples discussions et apprenant de celles-ci au cours d’une même session.

Réflexions sur la pertinence de l'« Open Space »

Un format d'espace ouvert semble créer l'espace souhaité par l'équipe de direction de la LBU et de l'ATF, la majorité des participants soulignant l'importance d'acquérir « un aperçu d'autres projets pour avoir des idées sur ce que nous pourrions faire… être capable de comparer ce qui fonctionne et d'avoir des idées sur ce qui fonctionne ». une caisse de résonance » (chef de projet). Cela a permis aux participants « d’obtenir rapidement et facilement une variété d’informations provenant de nombreuses sources » (Manager stratégique). Il est évident que la possibilité de choisir soi-même et de passer d’une discussion à l’autre qui sont les plus pertinentes pour les individus et leurs programmes a été particulièrement bien accueillie, avec plusieurs commentaires reflétant comment le format de l’événement est resté « spécifique à nos besoins [de praticien] et nous a permis de parler ». sur les domaines qui nous tiennent le plus à cœur même si tous nos projets sont différents » (Chef de projet). Les participants ont apprécié la possibilité d'accéder à une variété de conversations hébergées, leur permettant « d'écouter les expériences des autres, quels sont leurs défis et comment ils les ont surmontés » (chef de projet). Tous les programmes ATF se trouvent à différents stades de leur développement, de sorte que la capacité de tirer des enseignements d’offres plus établies a été particulièrement bien accueillie. Pour certains répondants, cela « a déclenché des idées utiles qui façonneront certainement les sessions potentielles que nous cherchons à planifier » (personnel d'exécution du projet). Ou pour résumer clairement, « l'agenda de l'Open Space a été un excellent modèle d'apprentissage qui a amené les gens à examiner leurs défis et leurs réussites, dans certains cas, cela a ensuite permis de résoudre des problèmes et de partager de bonnes pratiques pour une mise en œuvre future » (responsable stratégique).

L'équipe LBU a découvert que l'Open Space fournit une technique de facilitation potentiellement responsabilisante, flexible et facilement évolutive, bien adaptée pour répondre aux besoins d'apprentissage collaboratif des praticiens qui doivent opérer dans plusieurs organisations, secteurs et contextes communautaires afin d'aborder des questions profondes et complexes. défis de santé publique. L'« Espace ouvert » transfère le pouvoir et le contrôle grâce à un processus participatif de création d'agenda, garantissant que ce qui est discuté est véritablement pertinent pour ceux qui sont les mieux placés pour y contribuer.

Pour plus d'informations, veuillez contacter le Dr Dan Bates : [email protected]

Les références

1. Owen H. Open Space Technology : un guide de l'utilisateur. 3e éd. San Francisco : Berrett-Kehler ; 2008.

A propos de l'auteur

Le Dr Dan Bates est maître de conférences à l'Université Leeds Beckett et se concentre sur l'enseignement, la recherche et le conseil dans le domaine du sport au service du développement.