Stagiaire Chargé(e) de Relations Extérieures | Peace and Sport

Peace and Sport - L’Organisation pour la Paix par le Sport a pour mission de promouvoir la Paix durable en sensibilisant les populations et en éduquant la jeunesse à la paix par les valeurs structurantes du sport. Pour y parvenir, Peace and Sport établit une plateforme entre les acteurs politiques, le monde du sport et les acteurs sociaux et économiques.

Afin d'assister la Responsable des Relations Extérieures, Peace and Sport recherche pour une durée de 6 mois un(e)

Stagiaire Charg(é) de Relations Extérieures

Mission : Assister la Responsable des Relations Extérieures sur diverses tâches comme les partenariats institutionnels, les déplacements du Président, la gestion de l’agenda global de l’organisation, ainsi que sur la préparation de plusieurs évènements. Le point d’orgue de ce stage de 6 mois sera le 10^ème Forum International Peace and Sport, organisé en Principauté du 6 au 8 décembre 2017. Il s’agira pour cet évènement de contribuer aux aspects protocolaires - gestion des VIP - relationnels. Reportings, analyses et débriefes post event seront également attendus.

Le/la Chargé(e) de Relations Extérieures assumera les tâches suivantes :

1.Invitations et relances par téléphone et emails de plusieurs populations (Organisations Internationales, Monaco, Fondations, Universités et Jeunesse)

• Courriers et relances

• Base de données à actualiser

• Recevoir et traiter les demandes particulières et fournir des informations et conseils afférents jusqu’au Forum

• Participer à l’accueil et à la gestion sur site

2. Démarches visant les personnalités ciblées (« Big names » )

• Courriers
• Suivi des stratégies
• Relances
• Inscription

3. Co-organisation de l’évènement Monégasque dédié à l’annonce du Forum

• Prévu en novembre (cocktail ou conférence avec 200 invités institutionnels)
• En lien avec l’équipe de communication

4. Traitement transversal des VIP, toutes populations confondues (sport, politiques, paix, ONG, Monaco etc.)

• Sitting global (aux repas, zones de placements pdt les sessions plénières, side events)
• Premiers rangs et sièges nominatifs des Hautes Personnalités
• Assurer des points de contacts privilégiés (pour les Présidents, Politiques, Institutionnels etc.) et gérer les volontaires dédiés

5. Gestion protocolaire des Hautes Personnalités inscrites (Chefs d’Etat, Chefs de Gouvernement, Ministres des Affaires Etrangères et leurs représentants officiels)

• Notes verbales avec les Ambassades à suivre dès l’été
• Communication individualisée au sujet du programme dédié aux VVIP
• Rendez-vous des précurseurs à organiser
• Organisation des évènements spéciaux pendant le Forum
• Montage des rendez-vous et audiences à caler en amont

6. Suivi post event

• Enrichissement base de données
• Debrief et analyse
• Lettres de remerciements.

PROFIL

• Bac+3 à Bac+5

• Vous êtes rigoureux et responsable. Vous prenez votre travail très au sérieux

• Vous possédez de bonnes qualités relationnelles et être apte à échanger avec des interlocuteurs de différents types dont certains de haut niveau

• Vou avez le sens de la discrétion et comprenez les exigences de confidentialité liées aux aspects protocolaires.

• Aisance rédactionnelle

• Maîtrise de l’anglais indispensable (courant ou bilingue)

• Maîtrise des outils informatiques (Pack Office...), réseaux sociaux...

CONDITIONS POUR FAIRE UN STAGE A MONACO

• Age : moins de 26 ans
• Etre étudiant
• Avoir une Convention de stage
• Avoir un permis de résidence français pour les citoyens hors-UE

Le stage durera 6 mois et la prise de fonction est prévue pour juillet/août 2017. Mission à temps plein (39h/semaine), flexibilité nécessaire peandant le forum. Rémunération : 700€/mois.

Pour postuler, envoyez votre CV ainsi qun email pour motiver votre candidature à Mme. Pauline Johanet, Public Relations Officer à [email protected]

• Retrouvez cette offre sur le site de Peace and Sport